Od 1 stycznia 2020 r. obowiązują nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, a przynajmniej tej, którą posiadamy w formie papierowej. Niestety nie wszyscy pracodawcy zdają sobie sprawę z istnienia nowych reguł. O czym warto wiedzieć?
Przede wszystkim należy podkreślić, że sprawcą nowych zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej jest RODO. Realizując wytyczne tego aktu wydano natomiast rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społęcznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Regulacja ta obowiązuje już od 1 stycznia 2019 r., ale pracodawcy mieli dodatkowe 12 miesięcy na dostosowanie warunków przechowywania dokumentów. Jak wynika zatem z przepisów rozporządzenia pracodawca powinien zabezpieczyć dokumentację przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności poprzez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Dokumentacja pracownicza nie może być zatem przechowywana jakkolwiek, w pierwszej lepszej szafie. Najlepiej, aby przeznaczone jej było odrębne pomieszczenie, zamykane na klucz albo sejf. Istnieją wątpliwości w zakresie tego, co właściwie należy rozumieć przez dodatkową konieczność zapewnienia właściwej wilgotności i temperatury. W ocenie ministerstwa, w tym zakresie należy uwzględniać rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Chodzi zatem o zwykłe warunki biurowe (temperaturę od 14 do 20 stopni Celsjusza i wilgotność na poziomie 45-60 procent).
Tym, którzy nie dostosowali się do nowych zasad, grożą surowe kary. Zgodnie bowiem z art. 281 pkt 7 Kodeksu pracy, pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, może wiązać się z orzeczeniem grzywny na poziomie od 1000 do 30.000 złotych.