Przepisy RODO dotyczą różnych przestrzeni życia codziennego. Między innymi istotne są w procesach rekrutacji, podczas zatrudniania nowych pracowników. W tym zakresie działy HR mają pełne ręce roboty. O czym warto pamiętać?
Przede wszystkim pracodawcy powinni zadbać o prowadzenie rekrutacji w pełni jawnych. Cały proces powinien być przejrzysty i klarowny dla otoczenia. Kandydat musi otrzymać informację o tym, komu dokładnie przekazuje swoje dane osobowe, a dokładniej kto jest administratorem jego danych osobowych. Co przy tym istotne, nawet jeżeli pracodawca, publikując ogłoszenie o pracę, korzysta z usług pośredników i różnych portali internetowych, to i tak na nim spoczywa obowiązek informacyjny w zakresie RODO. Te podmioty działają bowiem w imieniu i na rzecz pracodawcy, udostępniając mu po prostu swoje narzędzia do publikacji oferty. Ponadto w procesie rekrutacji istotna jest też klauzula informacyjna. Konieczne jest zamieszczenie w ogłoszeniu takiej klauzuli informacyjnej, dotyczącej przetwarzania danych. Kandydat musi mieć natomiast możliwość zapoznania się z nią jeszcze przed złożeniem dokumentów aplikacyjnych.
Dodatkowo warto wskazać, o jakie dane i informacje pracodawca może poprosić kandydata. Oczywiście standardowo w procesie rekrutacji nie pojawią się pytania o nałogi, stan cywilny i plany, dotyczące ewentualnego macierzyństwa. To jest jednak dość oczywiste i niezmienne od dłuższego czasu. Ograniczenia są jednak znacznie szersze. Pracodawca tak naprawdę może pracownika zapytać tylko o imię, nazwisko, datę urodzenia oraz dane kontaktowe. Wszelkie dodatkowe pytania o kwalifikacje zawodowe, wykształcenie i kompetencje mogą pojawić się natomiast w procesie rekrutacji tylko wtedy, gdy wymaga tego wykonywanie określonej pracy i zatrudnienie na konkretnym stanowisku. Podobnie o potwierdzenie chociażby niekaralności kandydata, pracodawca może poprosić tylko wtedy, gdy taki obowiązek wynika z ustawy.